Automação28 Mar 2026·4 min
Um contabilista médio gasta 3 minutos por fatura em data entry manual. Com 200 faturas/mês, são 10 horas perdidas. O PhotonDoq reduz esse tempo para 3 segundos por fatura — e com automações, muitas nem precisam de intervenção humana.
1. Auto-classificação contabilística
O sistema reconhece fornecedores e classifica automaticamente nas contas SNC correctas:
- EDP, Galp, Endesa → 62.4.1 (Electricidade e Energia)
- Vodafone, MEO, NOS → 62.4.3 (Comunicação)
- BP, Repsol, Prio → 62.4.2 (Combustíveis)
- Fornecedores habituais → Conta aprendida das últimas classificações
A classificação é sugerida na primeira vez e confirmada automaticamente nas seguintes. Após 3 faturas do mesmo fornecedor com a mesma conta, torna-se regra fixa.
2. Aprovação automática por valor
Configura thresholds e a IA decide sozinha:
- Faturas < €50 com confiança > 95% → Aprovadas automaticamente
- Faturas €50-€5.000 → Revisão rápida (campos pré-validados)
- Faturas > €5.000 → Revisão obrigatória (flagged com prioridade alta)
Na prática, 60-70% das faturas de um escritório de contabilidade típico são aprovadas sem intervenção.
3. Export SAF-T mensal automático
Configura uma automação agendada (cron) para no dia 1 de cada mês:
- Recolher todas as faturas aprovadas do mês anterior
- Gerar ficheiro SAF-T PT conforme especificação da AT
- Enviar por email ao contabilista responsável
- Marcar documentos como "exportados"
Zero trabalho manual. O ficheiro chega à inbox pronto para submeter no Portal das Finanças.
4. Alertas de vencimento inteligentes
O dashboard mostra automaticamente:
- 🔴 Faturas vencidas — com valor total e dias em atraso
- 🟡 Vencem em 7 dias — para acção imediata
- 📅 Vencem em 30 dias — para planeamento
Emails automáticos para faturas acima de €100 com vencimento próximo. Nunca mais percas um prazo de pagamento.
5. Detecção de anomalias
A IA analisa o histórico de cada fornecedor e detecta:
- Valor atípico — fatura 2.5× acima da média do fornecedor
- Duplicados — mesmo número de documento, mesmo NIF, mesmo valor
- Novo fornecedor — primeiro documento de um NIF desconhecido
- Taxa IVA diferente — fornecedor que habitualmente cobra 23% e aparece com 6%
Como activar
Basta instalar o Pack Contabilista Standard nas definições:
- Definições → Packs de Automação → Contabilista Standard → Instalar
- 6 regras activam-se automaticamente
- Cada fatura processada passa pelas regras
- Podes ajustar thresholds e adicionar regras custom
Resultado
Contabilistas que usam PhotonDoq com o pack de automação reportam:
- ~3 minutos → 3 segundos por fatura
- 60-70% de faturas aprovadas sem intervenção
- ~10 horas/semana poupadas em data entry
- 0 erros de NIF (validação mod-11 automática)